Para qué sirve: mandar un PDF a una o varias personas para que lo firmen desde el móvil, y saber en todo momento quién ha firmado y quién falta.
Dónde está: menú Material → Firma online.
Quién la ve: quien tiene contratado este módulo. Si no lo tienes, la entrada sale con un candado: mira Amplía tu IA o pregunta a nuestro equipo de soporte.
Cómo funciona, en corto
Subes un PDF, dices quién tiene que firmarlo y le mandas el enlace. La persona lo abre desde el móvil, se identifica con un código y firma. Queda guardado con la fecha, la hora y un sello de tiempo de una autoridad independiente, que es lo que permite demostrar que el documento no se ha tocado después. La pantalla te dice, firmante por firmante, si su firma lleva ese sello o no.
Esta guía solo cuenta cómo se usa la pantalla. Si necesitas saber qué valor legal tiene una firma concreta para tu caso, consúltalo con tu asesoría.
Paso a paso
Subir un documento para firmar
- En Mandar un documento a firmar, escribe el Título. Lo verá quien firma («Mandato de gestión», «Contrato de servicios»…). Hacen falta al menos 3 letras.
- Elige el fichero. Solo PDF: lo que se firma tiene que verse igual en todos los ordenadores.
- Pulsa Subir.
- El documento aparece en la lista y se abre solo la parte de firmantes.
Añadir a las personas que tienen que firmar
- En la fila del documento, pulsa Firmantes (si no está abierto ya).
- Rellena Nombre y apellidos y Email. Móvil es opcional.
- Pulsa Añadir. Repite para cada persona.
El email hace falta de verdad: ahí se le manda el código de 6 cifras con el que se identifica. Añadir a alguien no le manda nada todavía.
Colocar dónde va cada firma
- En la fila del documento, pulsa Colocar firmas. Solo está mientras quede alguien por firmar.
- En «Coloco la…» elige Firma, Rúbrica (el nombre pequeño, para marcar cada hoja) o Fecha, y de qué firmante.
- Haz clic en la hoja donde va. Puedes poner varios sitios, en varias hojas.
- Para quitar un sitio, pulsa sobre él (Quitar este sitio).
- Pulsa Cerrar documento al terminar.
Esto es solo cómo SE VE la firma en el documento. Lo que la sostiene (el código, la huella del documento y el sello de tiempo) va siempre en la página de acta del final.
Enviar el documento a firmar
- Cuando estén todos los firmantes, pulsa Enviar para firmar, el botón rojo de la fila. Solo aparece si hay alguien a quien aún no se le ha mandado.
- Cada firmante recibe el enlace por email. En la fila verás «enviado» en verde, o «SIN ENVIAR» en ámbar si falta alguien.
Ver cómo va y reenviar un enlace
- Pulsa Firmantes. Cada persona muestra su estado: sin mandar todavía, enlace mandado el…, se identificó, falta firmar o firmó el…
- En quien no ha firmado, el enlace se ve siempre. Puedes Copiar enlace, Volver a mandar (por email) o abrir WhatsApp (si has puesto su móvil) con el mensaje preparado. Si lo reenvías, usa siempre el mismo enlace: no crees un firmante nuevo.
- En quien ya firmó verás el nombre con el que firmó y si la firma está «sellada por» una autoridad o lleva el aviso «sin sello de tiempo».
Si algo no sale como esperas
| Lo que pasa | Por qué | Qué hacer |
|---|---|---|
| No me deja subir un Word | Solo se admite PDF | Expórtalo a PDF y súbelo |
| El botón Subir está apagado | Falta el título (3 letras) o el fichero | Rellénalos |
| Pone «SIN ENVIAR» | Has añadido firmantes pero no has pulsado Enviar para firmar | Pulsa Enviar para firmar |
| No puedo colocar firmas | Ya han firmado todos | Los sitios no se pueden cambiar después |
| Una firma sale con «sin sello de tiempo» | Esa firma no lleva el sello | Es más floja como prueba; consúltalo con tu asesoría |
| Veo un candado | El módulo no está activo en tu cuenta | Mira Amplía tu IA o pregunta a nuestro equipo de soporte |
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